在繁杂的工作内容当中,我们的办公室环境很多地方显得杂乱无章!很多小伙伴都有一个相同的困惑,就是桌上的东西太多,想要用的却总是找不见。
那么我们该如何解决工作中丢三落四的问题,提升工作效率呢?
今天呢,我们结合日式生产管理与质量管理当中最基础的工作,5S管理活动,通过一些筛选带给大家一种浅显易懂的整理分类的方法,让屏幕前的大大们工作效率飙升哦。
首先乙木君要说的是,整理分类就是管理工作,对物品的管理工作!你自己身边所有的资源,也就是说整理等于管理。
我们去整理什么呢?可以去整理你身边的物品,你的时间金钱,你团队当中的成员,甚至于是一些项目用一句话来说,也就是管好我们身边所有的人事物。
乙木君曾经也因为不会整理,所以在工作当中带来了一些不必要的风险。有这么两个实际的案例给各位大大分享一下。
案例1:以前比如说老板要跟乙木君要数据,要文件,可是我东西特别地乱,使劲儿地找老板就站在乙木君旁边,压力特别地大,可是不争气的乙木君死活就是找不出来。结果老板站在旁边待了10分钟,当时真的觉得度日如年。
案例2:是因为有一份比较重要的合同是乙木君经手的,死活找不着我当时想应该是一个误会,可能是乙木君把合同文件忘在家里了,当时也不想让其他同事知道,所以就专门请假回家。回家了之后还是找不着,后面仔细一想,肯定是没有带回家的。第二天一早乙木君起了一个大早,所有同事还没有来单位的时候,就开始在那儿满头大汗的到处找文件,最后花了两个小时的时间,终于把这份合同给找出来,结果在公司的工位旁边的缝隙里面。
没有去很好做整理分类的话,可能会给我们带来一些不必要的风险。比如说我们一生当中可能将近有1/3的时间都在工作。
学会整理分类的价值体现基于一份数据体现,职场中人每天可能要花30分钟在找东西。因为这种乱不断地去花时间去进行寻找,这就是一种无谓的浪费。以后有机会也可以给大家带来丰田式7大浪费的相关内容。(需要的小伙伴请在评论区留言)
如果在工作当中,花太多时间去找寻物品,那是非常糟糕的体验!甚至影响自己的情绪,变得负面消极!这样一来,影响自己在工作中的Output的同时,负面情绪还有可能给人际交往带来不良影响!综上所述,一定要通过这一方法去减少浪费!
如果一年当中你要花掉小时左右去找东西,这相当于就是我们1/12的工作日的时间,1/3d的时间用于工作,1/12用来找东西。
那这个时间能够把它省下来,去做一些发挥创意的工作,能够带来多大的价值。如果你学会了整理,就等于能够为你每年省下个小时,这难道不是它最大的价值吗?
另外,由于你学会了整理,可以由小及大,我们能够去整理好自己身边的物品。你将来也可以去管好你的团队,管好你的项目。这个时候你就能够感受到通过分类这项软技能给你带来了巨大的价值了。
好了,我们怎么能够把整理运到我们的职场当中呢?马上带给大家干货!4个浅显易懂的小妙招!
浅显易懂的4个妙招方法一:做减法。
在上面提到的办公桌文件柜里面,请大家注意,一定要减少和工作无关的任何杂物。
这也是5S工作当中最重要的环节的内容!这些无关的东西都是哪些呢?
像那些女孩子喜欢的毛绒公仔就是典型,需要立即撤出!此外有些小伙伴特别喜欢把花草摆在桌面上。除了一些找文昌位的特殊技巧之外,这里乙木君是不建议这么做的!一定要尽快把它们清走,否则的话很容易给领导留下你工作不饱满的印象。特别是重复的物品,包括像有些朋友很喜欢把很多相框大大小小的都放在桌面上,这样的花花绿绿的照片相框很容易去分散我们的注意力。
和我们的工作没有任何的相关度的东西统统拿回家或者处理掉!
非常杂乱的资料,书籍很多都出现在我们的桌面上,这些都是需要整理的物品。特别是个性化物品,包括像鱼缸一养就养好几缸水培的植物,一养的可能就摆放很多。因为里面有水,如果万一要碰到的话,会很容易把我们桌面上的文件全部都弄湿,造成工作中不必要的一些麻烦和重复工作。所以也建议大家能够把它清走。
甚至还有一些人特别喜欢收集午餐时候的饭盒,一次性的筷子,有人一收集可能就收集一整个月的三十双。这些都是没有必要的,因为我们平时也根本用不上,最后只能落灰,所以把它们作为一个减法,清扫是我们的第一步。
方法二:明确核心区域请大家注意,办公桌一定是我们职场当中的核心区域。在这个地方大家一定要发挥极简主义的风格,尽量留出空白,也就是留白。这件事是非常重要的。
留白之外我们必须得放东西都放什么呢?
在桌面的最中央一定是放我们的PC,无论是台式机还是。笔记本PC把它放在最中间的地方,右手鼠标,左手可能是准备一根充电线和手机的位置,此外最懂准备一个放水杯的地方,至于笔,都不建议用笔筒。直接把要用的笔的数量降到最低,放到随时可以打开的抽屉当中最好!
此外,类似美工刀,剪刀这些也可以放在抽屉当中。越精简的办公桌面,越能让人在工作的时候集中注意力,发挥各位大大最强的工作效率。
在很多日企,为了做好整理整顿工作,还会搞出不少行迹管理的模式,这些呢,以后我们有空的时候慢慢给大家科普。
方法三:明确非核心区域包括我们的文件柜,也就是在桌子下方的那个抽屉柜,办公桌下方可能还会有一些空白的空间,这一系列的地方都可以说成是非核心区。我们可以在这里面去放一些备用的文具、资料、杂物等等。
在这个地方我们把东西放进去的时候,一定要有一个意识,还是要制定规则,按照类型分类去放。过程当中我们可以去借助一些小小的收纳工具,比如说收纳的一些标签。我们把物品分门别类地去放好,那么这些备用物品可能在未来某一时刻会用到,但不是使用率特别地高,放在非核心区就可以了。
懂5S的小伙伴又开始犯嘀咕了,这不就是整理整顿加目视化管理吗?
是的,你又说对了!
方法四:升级与维护现在我们也请所有的小伙伴想象一下自己的办公桌,是不是还在使用一些带数据线的鼠标和键盘。在使用过程当中,我们可能平时会遇到你经常要去拖拽一下这个电线,你才能用得到。
所以我建议大家不如自己自掏腰包,花一点点钱提升一下工具的质感。也就是说你可以去购买一套鼠标键盘的无线套装,倍润无线呢。因为电线在眼前经常晃来晃去,也是看起来很杂乱的,特别容易分散我们的注意力。而无线的鼠标你在使用的时候一个触感好,一个是寿命长,另外你也可以在使用的时候没有任何电线在眼前,能够去让我们的注意力专注。
小结总结一下4个妙招,方法1,做减法,把不必要的东西都清除掉!方法2,明确出核心区域进行留白处理,方可提升效率。方法3,制定好非核心区之后开始制定分类规则,合理运用规则促使工作井井有条。方法4,进行进一步提升,升级并进行维护。
职场整理看似是个小方法,其实却蕴含着大能量,能给你带来意想不到的收获。如果再做得有条理一些,可以套用到5S工作当中,当然在改善过程中甚至可以用到PDCA的改善管理戴明环!
今天带给大家的只是超级浅显易懂的基础版整理法,你学会了吗?
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